Český zahrádkářský svaz z.s.
Ústředí - Rokycanova 318/15, 130 00 Praha 3

 vydává

Metodický pokyn č. 1/2020

k činnosti kontrolních komisí v Českém zahrádkářském svazu

 

Úvodní ustanovení

Kontrolní činnost v Českém zahrádkářském svazu, z. s. (dále jen „svaz“) je nedílnou součástí řízení všech činností ve svazu. Nedílnou součástí kontrolní činnosti je finanční kontrola, která je součástí finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s prostředky svazu, tj. s majetkem i s finančními prostředky orgánu svazu, organizační jednotky svazu a další svazové instituce.

 

ČÁST PRVNÍ

 

Čl. I

 Legislativní rámec

Kontrolní činnost ve svazu upravují následující předpisy

 

1. zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů,
2. zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
3. vyhláška č. 325/2015 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které vedou jednoduché účetnictví,
4. vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví,
5. stanovy svazu (dále jen „stanovy“), výklad stanov,
6. jednací řád a volební řád svazu (dále jen „JVŘ“), výklad JVŘ.

 

 

Čl. II

Postavení a působnost kontrolní komise

1.  Kontrolní komise jsou zřízeny v ČZS na všech jeho organizačních stupních řízení.  Na ostatních orgánech daného stupně jsou nezávislé a jsou odpovědné pouze orgánu, který je zvolil.

2.  Kontrolní komise jsou voleny nejvyššími orgány jim příslušných stupňů řízení, výlučně jim jsou odpovědny a jsou oprávněny a povinny všechny orgány daného stupně kontrolovat, zda svou činnost vykonávají v souladu jinými právními předpisy, stanovami a ostatními vnitřními normami svazu, včetně rozhodnutí nejvyšších orgánů svazu a organizačních jednotek.  

3.  Kontrolní komise na jednotlivých organizačních stupních dohlíží, jsou-li záležitosti svazu řádně vedeny a vykonávají-li orgány svazu, organizační jednotky a další svazové instituce svou činnost v rámci jejich místní a věcné příslušnosti v souladu s jinými právními předpisy, stanovami a ostatními vnitrosvazovými normami. 

4.  Řeší také sporné záležitosti, o jejichž řešení je požádá člen svazu podle § 10 odst.1 písm. g) stanov.

5.  Působnost kontrolních komisí na jednotlivých organizačních stupních je samostatně upravena v Hlavě IV stanov v § 24 až § 27

 

• § 24 – obecná ustanovení o kontrolních komisích,
• § 25 – kontrolní komise základní organizace a revizor účtů (volí členská schůze), 
• § 26 – kontrolní komise územního sdružení (volí „Konference ÚS“),
• § 27 – kontrolní komise svazu (volí „Sněm ČZS“).

 

Tato ustanovení upravují běžnou působnost kontrolních komisí na úrovni základních organizací, územních sdružení a republikových orgánů.

Oproti předchozím stanovám je stanovena vedle běžných kontrolních činností specifická působnost z práv a povinností odvolacího charakteru proti rozhodnutí ostatních orgánů (dříve patřící do působnosti rozhodčí komise):

 

• u základních organizací do působnosti kontrolních komisí náleží přezkoumávat rozhodnutí výboru o uložení pořádkového opatření,
• u územních sdružení do působnosti kontrolních komisí náleží přezkoumávat rozhodnutí výboru o uložení pořádkového opatření, neučinila-li tak kontrolní komise základní organizace viz ust. § 26 odst. 3 písm. h) stanov.

 

6.  Přípravu zasedání, jeho svolání, průběh, pravidla jednání, usnášení se, jakož i další záležitosti kontrolní komise upravuje JVŘ, zejména v ustanoveních části druhé v čl. 10, 12, 13, 14, 21 a 22.

7.  Ostatní orgány svazu, organizační jednotky svazu a další svazové instituce jsou povinny v rámci své místní a věcné příslušnosti s kontrolními orgány spolupracovat a poskytovat jim potřebnou součinnost. V odborných záležitostech spolupracují kontrolní komise s Ústředím svazu, s odbornými a pracovními komisemi svazu.

 

 

ČI. III

Soustava kontrolních orgánů

1.  Soustavu kontrolních orgánů svazu tvoří

 

1. kontrolní komise základní organizace, revizor účtů u ZO do 20 členů
2. kontrolní komise územního sdružení,
3. kontrolní komise svazu,
4. revizor účtu.

 

2.  Kontrolní komise základní organizace se zřizuje v základní organizaci, která má více jak 20 členů. Při základní organizaci s nižším počtem než 20 členů, nemusí být členové kontrolní komise voleni a lze volit pouze revizora účtů, který provádí kontrolu hospodaření základní organizace. Kontrolní činnost zajišťuje kontrolní komise příslušného územního sdružení.

 

 

ČÁST DRUHÁ

Čl. IV

Postup členů kontrolní komise při kontrolní činnosti

 

1.  Kontrolní komise na začátku kalendářního roku sestavuje roční plán práce, ve kterém by měly být zohledněny periodické kontroly a pravidelné porady. Určitá periodičnost má i preventivní charakter.

2.  Kontrolní komise při kontrole zjišťuje, jak kontrolovaný orgán svazu nebo organizační jednotky plní povinnosti, které mu vyplývají z jiných právních předpisů, stanov, ostatních vnitrosvazových norem nebo které mu byly uloženy na základě těchto předpisů.

3.  Činnosti, k nimž je kontrolní komise kompetentní dle své věcné příslušnosti podle stanov, projednává v termínech stanovených stanovami; ostatní činnosti, zejména projednávání sporných záležitostí, řeší podle potřeby, eventuálně dle rozhodnutí příslušných orgánů svazu nebo organizační jednotky.

4.  Členové kontrolní komise jsou v souvislosti s výkonem kontroly oprávněni

 

1. požadovat prokázání totožnosti fyzické osoby, jež je přítomna na místě kontroly, jde-li o osobu, která plní úkoly kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky, nebo osobu, která může přispět ke splnění účelu kontroly,
2. požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky; v odůvodněných případech může kontrolující zajišťovat originální podklady,
3. pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy,
4. v míře nezbytné pro průběh kontroly užívat technických prostředků kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky; a to po předchozím projednání s kontrolovaným orgánem svazu nebo organizační jednotky,
5. vyžadovat od kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky a povinné osoby kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky další součinnost potřebnou k výkonu kontroly.

5.  Členové kontrolní komise jsou v souvislosti s výkonem kontroly povinni

1. zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými podklady,
2. šetřit práva a oprávněné zájmy kontrolované osoby orgánu svazu nebo organizační jednotky, případně další osoby podléhající kontrole,
3. vydat potvrzení o zajištěných originálních podkladech, a pominou-li důvody jejich zajištění, neprodleně je vrátit,
4. umožnit kontrolované osobě orgánu svazu nebo organizační jednotky účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě i podávat již v průběhu šetření vysvětlivky ke zjištěním kontroly, nebrání-li to splnění účelu nebo provedení kontroly,
5. vyhotovit protokol o kontrole a doručit jeho stejnopis kontrolované osobě orgánu svazu nebo organizační jednotky,  
6. zachovat mlčenlivost o zjištěných skutečnostech do doby přijetí závěrů, a to vždy tak, aby to nenarušilo činnost orgánu svazu nebo organizační jednotky. Současně akceptovat zákonnou ochranu osobních údajů účastníků kontroly.

 

6.  Kontrolovaný orgán svazu nebo organizační jednotky a kontrolovaná osoba orgánu svazu nebo organizační jednotky jsou povinny

 

1. poskytnout členům kontrolní komise součinnost potřebnou k výkonu kontroly,
2. vytvořit podmínky pro výkon kontroly,
3. podat ve lhůtě určené členy kontrolní komise písemnou zprávu o odstranění nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá.

 

7.  Kontrolovaný orgán svazu nebo organizační jednotky a kontrolovaná osoba orgánu svazu nebo organizační jednotky jsou oprávněny

 

1. namítat podjatost členů kontrolní komise nebo přizvané osoby,
2. seznámit se s obsahem protokolu o kontrole,
3. podávat námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole.

 

8.  O výsledku kontroly předá předseda kontrolní komise do 30 dnů od skončené kontroly příslušnému nejvyššímu orgánu svazu, územního sdružení nebo základní organizace a v mezidobí mezi zasedáním nejvyššího orgánu předsedovi statutárního orgánu (představenstvo svazu, představenstvo územního sdružení, výbor základní organizace) protokol z kontroly, do jejichž působnosti náleží rozhodovat o opatřeních podle závěrů a návrhů kontrolních komisí.

Následně na nejbližším zasedání nejvyššího orgánu svazu nebo organizační jednotky podá předseda kontrolní komise zprávu o činnosti kontrolní komise se stručným výčtem kontrolovaných oblastí, zjištěných nedostatcích, jmény osob, které za ně nesou odpovědnost a o navržených opatřeních k jejich odstranění nebo informaci o provedené nápravě.

9.  Podrobná úprava činnosti kontrolní komise při finanční kontrole orgánu svazu, organizační jednotky svazu a další svazové instituce je upravena v příloze č. 1 k tomuto metodickému pokynu.

 

Čl. V

Protokol o kontrole, námitky a vyřizování námitek

 

Protokol o kontrole

1.  Protokol o kontrole obsahuje skutečnosti vztahující se k vykonané kontrole. Vždy však obsahuje alespoň

 

1. označení kontrolního orgánu svazu nebo organizační jednotky se jmenovitým uvedením jeho členů podílejících se na provedené kontrole,
2. označení přizvané osoby, včetně důvodu jejího přizvání,
3. označení kontrolovaného orgánu svazu nebo organizační jednotky a kontrolované osoby orgánu svazu nebo organizační jednotky,
4. označení předmětu kontroly,
5. kontrolní úkon, jímž byla kontrola zahájena, a den, kdy byl tento kontrolní úkon proveden,
6. poslední kontrolní úkon předcházející vyhotovení protokolu o kontrole a den, kdy byl tento kontrolní úkon proveden,
7. kontrolní zjištění, obsahující zjištěný stav věci s uvedením nedostatků a označení právních předpisů, které byly porušeny, včetně uvedení podkladů, z kterých tato kontrolní zjištění vycházejí,
8. poučení o možnosti podat proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole námitky s uvedením lhůty pro jejich podání a komu se podávají,
9. datum vyhotovení,
10. podpis kontrolujícího,
11. součástí protokolu o kontrole jsou i dílčí protokoly uvedené v příloze č. 2 k tomuto metodickému pokynu, pokud skutečnosti v nich uvedené byly předmětem provedené kontroly.

 

2.  Protokol o kontrole se vyhotoví ve lhůtě do 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu, ve zvláště složitých případech do 60 dnů.

3.  Stejnopis protokolu o kontrole doručí kontrolní orgán kontrolovanému orgánu svazu nebo organizační jednotky nebo kontrolované osobě orgánu svazu nebo organizační jednotky.

 

Námitky

1.  Námitky proti kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu o kontrole může kontrolovaný orgán svazu nebo organizační jednotky nebo kontrolovaná osoba orgánu svazu nebo organizační jednotky podat předsedovi kontrolní komise ve lhůtě do 15 dnů ode dne doručení protokolu o kontrole, není-li stanovena v protokolu o kontrole lhůta delší.

2.  Námitky se podávají písemně, musí z nich být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s tímto kontrolním zjištěním.

 

Vyřizování námitek

1.  Nevyhoví-li námitkám předseda kontrolní komise ve lhůtě do 7 dnů ode dne jejich doručení, vyřídí je nejvyšší orgánu (svazu, územního sdružení nebo základní organizace) a v mezidobí mezi zasedáním nejvyššího orgánu svazu nebo organizační jednotky statutární orgán ve lhůtě do 30 dnů ode dne jejich doručení tak, že jim vyhoví, částečně vyhoví, nebo je zamítne. Ve zvlášť složitém případu se lhůta pro vyřízení námitek prodlužuje o 30 dnů. O tomto prodloužení lhůty se kontrolovaný orgán svazu nebo organizační jednotky nebo kontrolovaná osoba orgánu svazu nebo organizační jednotky předem vyrozumí.

2.  Námitky, z nichž není zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, nebo námitky, u nichž chybí odůvodnění, se zamítnou jako nedůvodné. Rovněž se také zamítnou námitky podané opožděně nebo neoprávněnou osobou.

 

ČÁST TŘETÍ

Postup členů kontrolní komise při řešení žádostí, podnětů nebo stížnosti člena svazu

 

Čl. VI

Podání

1.  Podání je úkon, který směřuje vůči orgánu svazu nebo organizační jednotky. Podání se posuzuje podle svého skutečného obsahu a bez ohledu na to, jak je označeno.

2.  Z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Člen svazu uvede v podání jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování.

3.  Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě.

4.  Podání se činí u věcně a místně příslušné kontrolní komise. Podání je učiněno dnem, kdy kontrolní komisi došlo.

5.  Vzor podání je uveden v příloze č. 8. k tomuto metodickému pokynu.

 

Čl. VII

Postup členů kontrolní komise

1.  Kontrolní komise při prošetřování žádosti, podnětu nebo stížnosti člena stavu ověřuje všechny skutečnosti uváděné členem svazu v písemném podání, zda jsou v souladu se stanovami, vnitřními směrnicemi svazu a s platnými právními předpisy.

2.  Kontrolní komise při prošetřování žádosti, podnětu nebo stížnosti člena stavu postupuje přiměřeně podle čl. IV odst. 4, 5 a 6 tohoto metodického pokynu.

3.  O výsledku prošetření podání vydá kontrolní komise závěrečnou zprávu, která obsahuje označení účastníků řízení, výrokovou část, odůvodnění a poučení účastníků řízení.

 

1. v označení účastníků řízení se člen svazu, jako navrhovatel označí údaji umožňujícími jeho identifikaci (titul, jméno, příjmení, datum narození, trvalý pobyt, případně kontaktní telefonní a e-mailové spojení). Orgán svazu nebo organizační jednotky, vůči němuž podání směřuje, se označí jeho názvem a sídlem, případně kontaktním telefonním a e-mailovým spojením.
2. ve výrokové části se uvede skutečný zjištění stav, který je předmětem podání, právní ustanovení, podle nichž bylo rozhodováno. Ve výrokové části se uvede lhůta ke splnění ukládané povinnosti, popřípadě též jiné údaje potřebné k jejímu řádnému splnění.
3. v odůvodnění se uvedou důvody výroku nebo výroků v závěrečné zprávě, podklady pro její vydání, úvahy, kterými se členové kontrolní komise řídili při jejich hodnocení a při výkladu stanov, vnitřních směrnic svazu a dalších platných právních předpisů, a informace o tom, jak se členové kontrolní komise vypořádali s návrhy a námitkami účastníků a s jejich vyjádřením k podkladům závěrečné zprávy. Odůvodnění v závěrečné zprávě není třeba, jestliže členové kontrolní komise všem účastníkům v plném rozsahu vyhoví.
4. v poučení se uvede, na koho se, v souladu se stanovami, může účastník řízení obrátit, pokud s výrokem kontrolní komise nesouhlasí.
5. vzor závěrečné zprávy je uveden v příloze č. 9 tohoto metodického pokynu.

 

 

ČÁST ČTVRTÁ

Čl. VIII

Společná ustanovení

 

Zásada instančního postupu

1.  Zásadním způsobem je třeba vykládat tzv. instanční postup při vyřizování záležitostí v kontrolní působnosti kontrolních komisí jednotlivých stupňů. Jde o zásadu, že eventuální podněty přísluší k řešení kontrolní komisi na tom stupni, kde ke kontrolované události došlo, s výjimkou, kdy půjde o podnět týkající se přímo činnosti kontrolní komise na daném stupni, nebo pokud je kontrolní komise na příslušném stupni nečinná. Potom přísluší ve věci jednat kontrolní komisi vyššího stupně.

Záležitosti:

 

1. základní organizace řeší výbor základní organizace a členská schůze,
2. územního sdružení řeší rada územního sdružení a představenstvo územního sdružení,
3. republikového charakteru řeší republiková rada a představenstvo svazu.

 

2.  Při postoupení věci řeší tyto záležitosti kontrolní komise vyššího orgánu (kontrolní komise územního sdružení nebo kontrolní komise svazu), pokud řešení v rámci své organizační jednotky nebylo účinné.

3.  Pokud kontrolní komise vyššího orgánu svazu obdrží podnět, který nepřísluší do její místní a věcné příslušnosti postoupí jej k řešení kompetentní kontrolní komisi, která postupuje podle předchozích ustanovení tohoto metodického pokynu.

4.  Tímto metodickým pokynem se ruší Metodický pokyn č. 1/2016 k činnosti kontrolních komisí v Českém zahrádkářském svazu.

5.  Tento metodický pokyn byl schválen usnesením Republikové rady ČZS dne 30.11. 2020 a nabývá účinnosti dnem 01. 12. 2020

 

Příloha č. 1

Finanční kontrola

Cílem finanční kontroly je kontrola účetnictví a hospodaření orgánu svazu, organizační jednotky a další svazové instituce

 

A.  Doporučuje se, aby kontrolní komise prováděla ve stanovených intervalech následující kontroly:

1.  čtvrtletně:

 

• inventura pokladny, stav na účtech u peněžních ústavů a porovnání s účetními zápisy.

 

2.  pololetně:

 

• kontrola výběru a zúčtování členských příspěvků, včetně převodu na nadřízený orgán,
• čerpání rozpočtu a rozbor položek, u nichž došlo k překročení, současně navrhnout opatření na případné doplnění nebo změnu rozpočtu,
• kontrola plnění povinností k orgánům státní správy, to znamená, zda hospodář nebo jiný člen statutárního orgánu odvedl daně tam, kde má tuto povinnost, zda byla provedena daňová registrace a zda bylo provedeno zúčtování se sociálním a zdravotním pojištěním, opět tam, kde tato povinnost vznikla,
• kontrola v zařízeních provozovaných organizační jednotkou nebo orgánem svazu jako jsou palírny, moštárny atd.

 

3.  ročně:

 

• kontrolu čerpání rozpočtu a příprava výroční zprávy ve vztahu k celoročnímu hospodaření orgánu svazu nebo organizační jednotky,
• účast při inventarizaci majetku,
• kontrola ročního zúčtování daňových povinností,
• kontrola dokumentů a směrnic organizace a jejich dodržování.

 

 

Poznámka: Termíny pro kontroly jsou doporučené, záleží na vnitřních předpisech a na možnostech příslušné kontrolní komise.

 

B.  Technika provádění kontroly – doporučené postupy

1.  Kontrola účetnictví

Kontrolní komise kontroluje, v jakém rozsahu a jak je vedeno účetnictví. Zdali jsou dodrženy veškeré postupy v souladu se zákonem, příslušnou vyhláškou, popřípadě v souladu s opatřeními vydanými MF ČR.

2.  Inventura pokladny

Kontrole je vždy přítomen hospodář nebo osoba, která má pokladnu na starost. Pokud se inventura provádí v nepřítomnosti zodpovědné osoby, je vždy přítomen další člen statutárního orgánu.

Jedná-li se o předání pokladny, například z důvodu nemoci hospodáře, jiné osobě, je tato osoba vždy přítomna. Za přítomnosti všech se otevře pokladna a přepočítá se hotovost. Zjištěná skutečnost se porovná se zápisem v peněžním deníku. V případě inventárního schodku se tato skutečnost poznamená do protokolu se zdůvodněním a návrhem na opatření.

3.  Kontrola výběru a zúčtování členských příspěvků

Kontrola se provádí zjištěním z peněžního deníku, a to v příjmové části 100 % přijatých členských příspěvků a v části výdajové příslušná částka podle stanov, statutu či usnesení nadřízeného orgánu. Pokud jsou členské příspěvky vybírány prostřednictvím třetích osob,

je nutné postupovat obdobně. V případech zjištění, že nebyl uskutečněn převod na příslušný účet organizace, je třeba požadovat okamžitou nápravu s přesným udáním termínu provedení převodu a opakovanou kontrolou zajistit, zdali byla náprava zjednána.

 

4.  Čerpání rozpočtu

Kontrola se provádí porovnáním rozpočtu s údaji z peněžního deníku, popřípadě z účetnictví. Kontrolní komise sleduje čerpání podle jednotlivých položek.

5.  Kontrola v zařízeních provozovaných organizační jednotkou svazu, a to včetně inventury

Jedná-li se o zařízení (moštárny, palírny, povidlárny a jiné), které organizační jednotka svazu sama provozuje, je nutné pravidelně provádět kontrolu i tohoto zařízení (z hlediska bezpečnosti práce, hygieny atd.) a to jak prováděním inventur, tak kontrolou účetnictví a dokladů týkajících se tohoto zařízení. Případně inventurní rozdíly je třeba zapsat do protokolu, který podepíše kontrolní komise a osoba, která má zařízení na starost. Protokol také musí obsahovat doporučení k řešení případných inventárních schodků.

6.  Roční kontrola čerpání rozpočtu

Během roční kontroly čerpání rozpočtu se porovnává rozpočet schválený nejvyšším orgánem se skutečným čerpáním za uvedené období. Vedle hodnocení jednotlivých položek se také sleduje pohyb v jednotlivých položkách tak, aby další rozpočet mohl být sestaven podle dané reality. To znamená například, je-li přečerpán rozpočet v položce mzdové náklady, že by bylo nutno čerpat značnou část rozpočtové rezervy, je nutné zvážit a doporučit ponížení jednotlivých plnění nebo navrhnout jiná úsporná opatření. Zde kontrolní komise zpracováván stanovisko pro nejvyšší orgán.

  

Příloha č. 2

 

Vzory dílčích protokolů, zprávy a zápisy z provedených kontrol

 

• Vzor č. 1 - Protokol z kontroly pokladny
• Vzor č. 2 - Protokol z kontroly členských příspěvků
• Vzor č. 3 - Protokol o vedení účetnictví
• Vzor č. 4 - Protokol z kontroly provedené v zařízení organizační jednotky svazu
• Vzor č. 5 - Protokol podpisových vzorů členů statutárních orgánů
• Vzor č. 6 - Kontrola právní dokumentace k majetku – protokol (pouze pro ty ZO, které vlastní pozemky, budovy)
• Vzor č. 7 - Zpráva z průběžné (čtvrtletní, pololetní, roční) kontroly hospodaření
• Vzor č. 8 - Podání člena svazu vůči orgánu svazu nebo organizační jednotky
• Vzor č. 9 - Zpráva kontrolní komise ZO ČZS ……………….  o prošetření žádosti člena svazu

 

 

 

Vzor č. 1

Protokol z kontroly pokladny

Pokladna v místě ………………………………………………….

Odpovědná osoba ……………………………………. hmotná odpovědnost: ANO – NE

Datum a hodina kontroly ………………………………. pokladní limit …………………. Kč

Stav v peněžním deníku …………………………………

Inventární rozdíl …………………………………………….

Důvod rozdílu …………………………………………

Pokladní doklady (č. posledního pokladního dokladu) ………………………….

Kontrola pokladní knihy statutárním orgánem provedena ………………………….

Navržená opatření ………………………………………………………….

Podpisy členů kontrolní komise: …………………… Podpis odpovědné osoby …………………

Poznámka: Pokud ještě někde v pokladnách se nachází 0,50 Kč je vhodné prostřednictvím výdajového dokladu vytvořit tzv. haléřové vyrovnání.

 

 

Vzor č. 2

Protokol z kontroly členských příspěvků

Kontrolní komise ve složení ………………………………………….

Datum kontroly …………………………………….

Příjem do pokladny / na účet dne: ……………………. ve výši ……………………………….

Odvod na účet ústředí ČZS (nebo ÚS ČZS)

dne: ……………………. ve výši ……………………………………………

Zjištěné nedostatky ……………………………………………………………………………….

Návrh opatření …………………………………………………

Termín opakované kontroly ……………………………………….

Podpisy členů kontrolní komise: ……………………… Podpis odpovědné osoby ………………

Poznámka: Kontrolu úhrad a odvod za členské známky doporučujeme provádět 2x do roka.

Kontrola je vždy odvislá od platební morálky jednotlivých členů ZO ČZS.

 

 

Vzor č. 3

Protokol o vedení účetnictví

Účetnictví vede …………………………………………….

Kontrolní komise ve složení ……………………………………………………………….

Účetnictví jednoduché:

(v souladu s § 9 a § 38a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů)

KONTROLA

Peněžní deník ……………………………………………….

Kniha závazků a pohledávek ………………………………………………

Pomocné knihy o ostatních složkách majetku

a) Dlouhodobém nehmotném majetku,

b) Dlouhodobém hmotném majetku,

c) Finančním majetku,

d) Oceňovacích rozdílů k nabytému majetku,

e) Případně dalších složek majetku.

Vnitřní předpisy jsou v organizaci ANO – NE

Zásady hospodaření ZO ČZS ANO – NE

Účetní směrnice ANO – NE

Doklady jsou řazeny a uspořádány ……………………………………

Evidence a archivace dokladů ……………………………………………

Účetní směrnice: ANO – NE

Inventarizace a inventura provedena dne …………………………………………

Datum: ………………………………. Podpisy KK: ………………………………………………

Podpisy za statutární orgán ……………………………………………………….

 

 

Vzor č. 4

Protokol z kontroly provedené v zařízení organizační jednotky svazu

Kontrolní komise ve složení ………………………………………………

Datum kontroly ……………………………….

Kontrolované zařízení …………………………………………………………….

Způsob provozu (nájem, vlastní ………………………………)

Zaměření kontroly:

- Úhrada nájemného (v případě, že se jedná o nájem), zjištěno podle účetních dokladů

- Zjištění skutečného stavu zařízení (zjištění nutných investic pro provozování činnosti)

- Provedení inventury majetku

Nájemné plněno – neplněno

Návrh opatření v případě neplnění nájemného …………………………………………….

Inventura materiálu: …………………………………………………….

Inventura zásob: …………………………………………………

Stav před zahájením sezóny a doporučená opatření …………………………………………

Podpisy členů kontrolní komise:   Podpis odpovědného pracovníka (nebo nájemce)

…………………………………………………  ……………………………………………

Poznámka: Součástí tohoto protokolu jsou jednotlivé inventury jako příloha.

 

 

Vzor č. 5

Protokol podpisových vzorů statutárních orgánů

Vzor

číslo Příjmení a jméno funkce podpis

1…………………………… předseda ………………………………………….

2……………………………místopředseda …………………………………….

3…………………………… tajemník ……………………………………………

4…………………………… pokladní ……………………………………………

5…………………………… účetní …………………………………………….

Rozsah oprávnění:   čísla vzorů:

Schvalování hospodářských operací …………………….. 1,2

(pokladní a účetní doklady, cesťáky)

Nakládání s pokladní hotovostí ……………………………. 4

Provádění účetních záznamů ………………………………. 5

V ………………………. Dne: ……………………………….

Za správnost: dva podpisy statutárního orgánu …………………………………………

 

 

Vzor č. 6

Kontrola právní dokumentace k majetku – protokol

Listina k ověření vlastnického práva (elektronická) ANO – NE

Zapsána v katastru nemovitosti dne: ……………………………………….

Kopie katastrální mapy (elektronická) ……………………………………….

Inventární karty aktualizované dne ………………………………………….

Inventární technická karta budovy ze dne …………………….

Za organizaci ……………………………………. za kontrolní komisi ……………………………

Poznámka: Výpisy lze pořídit na internetu bez nutnosti úhrady za výpis z katastru nemovitosti, kde je požadován správní poplatek.

 

 

Vzor č. 7

Zpráva z průběžné (čtvrtletní, pololetní, roční) kontroly hospodaření

č. Org. …………………… název ………………………………………………

Kontrolu provedli členové kontrolní komise ………………………………….

Kontroly se zúčastnil za statutární orgán …………………………………….

Kontrolované období ………………………………………………………….

Poslední kontrola provedena …………………………………………………

Kontrolou bylo zjištěno ……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………

Plnění přijatých opatření z posledních kontrol …………………………………………………….

Statutární orgán informován o výsledku kontroly dne ………………………….

Kontrolou dokladů za kontrolované období nebyly zjištěny nedostatky (viz. Protokoly z kontroly)

Byly zjištěny nedostatky (viz protokoly z kontroly) ……………………………………………….

Závěrem kontrolní komise doporučuje …………………………………………………………….

Schválení odměny hospodáře: ANO – NE

Dne: ………………………. Podpisy členů kontrolní komise ……………………………………

Podpisy za statutární orgán . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

 

 

Vzor č. 8

Podání člena svazu vůči orgánu svazu

 

Jan Novák, nar. ……………………, trvalý pobyt Stará Boleslav 89/5 PSČ ………………,

člen ZO ČZS Lhota

Dne …………………….

Kontrolní komise ZO ČZS

398 69   Lhota 123

Žádost o prošetření správnosti postupu statutárního orgánu při podání informace o hospodaření základní organizace na zasedání členské schůze

  Dne ………… jsem se jako člen ZO ČZS Lhota zúčastnil zasedání členské schůze konané v zasedací místnosti svazového domu. Při projednávání hospodaření základní organizace za předchozí rok byla uváděna jen rámcová čísla. Můj požadavek na detailnější informace nebyl akceptován, což považuji za nesprávné. Jinými přítomnými členy ZO ČZS jsem nebyl podpořen, přestože jsme se o hospodaření mnoho nedozvěděli. Zápis z této schůze nemám.

Domnívám se, že došlo k porušení mých práv a žádám kontrolní komisi ZO ČZS Lhota o vyjádření, zda došlo k porušení stanov orgánem svazu, či nikoliv.

Lhota dne ……………………….

  Jan Novák

 

 

Vzor č. 9

Zpráva kontrolní komise o prošetření podání člena svazu

 

Zpráva kontrolní komise o prošetření podání člena svazu

Kontrolní komise ZO ČZS

398 69   Lhota 123

  Dne …………………………

 

Účastníci řízení:

Jan Novák, nar. ……………………, trvalý pobyt Stará Boleslav 89/5 PSČ ………………,

člen ZO ČZS Lhota – navrhovatel

a

Výbor ZO ČZS Lhota, Lhota 123 PSČ 398 69   

Kontrolní komise Základní organizace ČZS Lhota jako věcně a místně příslušný orgán organizační jednotky konstatuje, že člen svazu má v souladu s ust. §10 odst. 1 písm. g) stanov právo obrátit se při sporných záležitostech na kontrolní komisi, a proto ve dnech ……………. provedla místní šetření k podanému podnětu, kdy navrhovatel uvádí, že při projednávání hospodaření základní organizace za předchozí rok byla uváděna jen rámcová čísla a jeho požadavek na detailnější informace nebyl akceptován, což považuje za nesprávné.

Po provedeném místním šetření členy kontrolní komise s navrhovatelem a členy výboru základní organizace došli členové kontrolní komise k tomuto závěru:

podání člena svazu vůči postupu výboru základní organizace ČZS Lhota na členské schůzi je oprávněné

a žádá předsedu i ostatní členy statutárního orgánu ZO ČZS Lhota projednávat  hospodářské výsledky způsobem, který nebude vyvolávat pochybnosti členů svazu a poskytne jim hodnověrné informace. Janu Novákovi dodatečně poskytne informace o něž žádal na zasedání členské schůze.

Zprávu o provedení nápravy předloží statutární orgán základní organizace kontrolní komisi  do 30 dnů ode dne obdržení této zprávy.

Odůvodnění:

Zápis ze zasedání členské schůze i písemná zpráva o hospodaření uvádí pouze rámcová čísla.

Členská schůze má podle ust. § 14 odst. 6 písm. f) a g) stanov schvalovat rozpočet, jeho změny, projednávat a schvalovat čerpání rozpočtu a účetní závěrku.

V případě nesouhlasu s výsledkem šetření podání je možno požádat o přezkoumání závěrů kontrolní komise Základní organizace Lhota kontrolní komisi Územního sdružení Vesec.

Dne……………………………

   

………………………………………..  ……………………………………….

předseda kontrolní komise ZO ČZS    člen kontrolní komise ZO ČZS

Doručuje se žadateli + předsedovi základní organizace.

 

Celý metodický pokyn i se vzory je ke stažení ve formátu doc