Datové schránky

Od 1. 1. 2023 musí mít všechny naše organizace (ZO, ÚS a ČZS) datovou schránku. Tato nová právní úprava byla provedena novelou zákona č. 261/2021 Sb., která mění zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Doposud tato povinnost platila pouze pro právnické osoby zapsané pouze v obchodním rejstříku, od 1. 1. 2023 bude platit pro všechny právnické osoby, které jsou zapsány v registru osob. Mezi registry osob patří i spolkový rejstřík, ve kterém jsou vedeny naše organizace.

Každému spolku a pobočnému spolku by tak měla být v období leden–březen 2023 ministerstvem vnitra zřízena datová schránka. Ministerstvo vnitra doporučeným dopisem zašle statutárním zástupcům přístupové údaje (přístupové jméno a heslo). Přístup do datové schránky bude mít statutární orgán organizace, tj. celý výbor – jednotlivé fyzické osoby. Bylo by vhodné, aby si výbor ZO / představenstvo ÚS určili jednu pověřenou osobu, která bude datové schránky spravovat, tj. kontrolovat došlou poštu a odesílat ji.

Datová schránka slouží zejména ke komunikaci s orgány veřejné zprávy – finanční úřad, rejstříkový soud. Orgány veřejné správy již našim organizacím nebudou doručovat listiny na sídlo organizace, ale do datové schránky.

Přes datovou schránku budou muset komunikovat organizace nejčastěji s finančním úřadem nebo s rejstříkovým soudem. Např. přes datovou schránku je potřeba zasílat daňové přiznání FÚ, návrh na zápis změn do spolkového rejstříku nebo založit účetní závěrku / přehled o majetku a závazcích do sbírky listin u rejstříkového soudu. Do datové schránky můžete obdržet dopis od FÚ nebo usnesení o zápisu změn ve spolkovém rejstříku od rejstříkového soudu. Pokud by organizace nevyužila datové schránky ke komunikaci s FÚ např. ohledně daňového přiznání, vystavuje se pokutě.

Doručení dokumentů do datové schránky se bude považovat za doručené okamžikem přihlášení příjemce do datové schránky. V případě, že se příjemce do datové schránky nepřihlásí, bude dokument považován za doručený po uplynutí deseti dnů ode dne jeho dodání do datové schránky, aniž by se příjemce s obsahem zprávy skutečně seznámil. Dojde k tzv. fikci doručení. Proto lze doporučit pravidelnou kontrolu datové schránky, abyste nepropásly žádnou lhůtu např. v podobě výzvy rejstříkového soudu k doplnění podání. Pro tento případ lze bezplatně nastavit avízo příchozí zprávy prostřednictvím emailu.

Samotné zřízení datové schránky bude zdarma, jakož i příjem zpráv a odesílání datových zpráv veřejnoprávním subjektům. Odesílání datových zpráv soukromoprávním subjektům je zpoplatněno, obdobně jako když byly posílány prostřednictvím České pošty. Zpoplatněno je dále také uchovávání datových zpráv, které se jinak automaticky po 3 měsících vymažou. Proto bude potřeba příchozí zprávy ihned ukládat ve svém úložišti - na svém PC, cloudu aj.

Doporučujeme po zpřístupnění datové schránky si nastavit notifikační zprávu na mail nebo SMS na telefonní číslo o doručené zprávě do datové schránky.

Malý návod na obsluhu datové schránky si můžete stáhnout zde.

 

Pokud budete datovou schránku používat ve větším rozsahu než jen pro přijetí zprávy od finančního úřadu ohledně daně z nemovitosti nebo od soudu oznámení změn ve veřejném rejstříku v souvislosti se změnou výboru ZO, pak se vám pro práci může hodit program Datovka, vytvořený sdružením CZ.NIC (www.nic.cz je správce národní domény .CZ).

Program Datovka je použitelný jak na Windows (64/32 bit) tak MacOS i UNIX/Linux. Pro Windows je k dispozici přenosná (portable) verze bez nutnosti instalace. Celou aplikaci lze zabezpečit PINem. Pro přístup k DS pak stačí zadat a uložit název DS a heslo. Ostaní práce probíhá již v programu Datovka, kde po synchronizaci účtu vidíte došlé zprávy. Program podporuje práci s celou zprávou ve formátu .zfo a ukládá ji jako soubor .zfo nebo ji převádí do běžnějšího formátu .pdf.

Doručované zprávy jsou ve formátu .zfo (upravený formát XML-FO Online Form) a uvnitř bývá příloha .PDF. Se soubory .zfo lze pracovat v programu FormFiler firmy 602.cz, který slouží k vyplňování formulářů a můžete si ho bezplatně instalovat do PC.