Vedení ČZS v roce 2006 rozhodlo o zkvalitnění evidence členů svazu. Za obecně nejvhodnější způsob byl vybrán databázový systém s vazbou mezi jednotlivými složkami. ČZS nakonec vybral z několika nabídek a objednal vytvoření speciálního Evidenčního (původně nazvaného Informačního) systému, kdy ČZS je vlastníkem univerzální licence, která umožňuje používat programy na všech PC, které zpracovávají data pro účely svazu bez ohledu na jejich umístění a vlastnictví. Z toho vyplývá, že program je k dispozici našim ZO a ÚS zdarma a mohou jej používat i na soukromých počítačích pokud na nich zpracovávají evidenci pro ČZS.

Evidenční systém se skládá ze tří modulů:

1. modul pro ZO ČZS vč. SZO
2. modul pro ÚS ČZS
3. modul pro ústředí ČZS
   

Všechny moduly jsou naprogramovány v databázovém programu spustitelném na PC pod operačním systémem Win 95, 98, Me, 2000, XP, Vista a Windows7. Uvedené moduly ukládají data v databázových souborech a jsou navzájem kompatibilní pro předávání dat. Data zadaná v ZO se proto snadno začlení do programu na ÚS a po sumarizaci se předají do programového modulu na ústředí.

Hlavní těžiště programu je v evidenci členské základny (jakýsi adresář členů) včetně jejich závazků - plateb členských známek, účelových příspěvků, brigád, dále udělování vyznamenání aj. Součástí je i výkaz činnosti dosud předávaný v písemné podobě. U ÚS pak evidence funkcionářů, instruktorů, členů s odborností, rozdělení členů podle doručování písemností, evidence vyznamenání, evidence odebraných a zaplacených čl. známek. Samozřejmostí je individuální i sofistikovaný hromadný tisk adres pro korespondenci podle zadaných parametrů. Nedílnou součástí je i evidence prodejen, moštáren, palíren, povidláren včetně provozních podmínek a kontaktních údajů vhodných i k zveřejnění. Program dále pomáhá s pozvánkami na akce - schůze, zasedání a archivuje zápisy z jednání. Umožňuje jejich další předávání. Je navázán na běžně používané e-mailové programy a upřednostňuje komunikaci elektronickou cestou.

Program je již plně nasazen na ústředí a na několika územních sdruženích a mnoha základních organizacích.

Pro představu a seznámení se s programem můžete nahlédnout do dokumentace - návodu k modulu pro ÚS. Jde o obrazově zmenšený návod pro začátek (obrázky jsou s ohledem na velikost jen v ilustrační kvalitě) - je v podobě souboru PDF o velikosti 350 KB. (tento návod v plné kvalitě je součástí expedovaného programu).

Instalace programu

Program je dodáván jako instalační balíček a dá se stáhnout z webových stránek ČZS z interních informací po zadání přístupového kódu, který byl zveřejněn v tištěné verzi Věstníku ČZS 1/2008 str. 17 a 1/2009 str. 17, čl. 22